سياسه ادارة مراقبه المخزون

سياسات وإجراءات ادارة مراقبة المخزون

تعريف السياسة :
هى الادارة المسئوله عن الفروع والمخازن بالنسبه للرصيد والتأكد من مطابقة تلك الارصده على البرنامج مع الرصيد الفعلى واتخاز الاجراءات اللازمه لتحديد الانحرافات الموجوده بالارصده واسبابها والعمل على التسويات اللازمه لضبط الرصيد
الهدف من السياسة :
مطابقة ارصدة السيستم مع المتواجد فعلياً على ارض الواقع وعمل التسويات اللازمه للاقسام الهامه قبل عملية الجرد الربع سنوى .
الاهمية من السياسة
الحفاظ على رأس مال الشركة من ( التلف او السرقه او الضياع ) من خلال عمل تقارير الجرد وتحليلها للوقوف على اسباب تلك الانحرافات .
الحد من الرصيد السالب واظهار اسبابها وفى حالة تكرار نفس المشكله يتم التحويل الى التحقيق
المساعده على محاسبة المقصر من خلال النتائج الخاصه بالجرد طبقاً لنتيجة الجرد ونوعه واتخاز الاجراءات اللازمه لحفظ حقوق الشركه من خلال اجراءات الخصم
نطاق سريان السياسة :
تطبق السياسه على جميع فروع الشركه ومخازنها والمصنع الخاص بها طبقاً للاجراءات التى تم الاتفاق عليها
نص السياسة
تقوم ادارة مراقبة المخزون بعمل جدول الجرد الدورى للفرعوع والمخازن والمعمل ( 4 مرات على الاقل ) سنوياً وعمل التقارير اللازمه التى توضح نتيجة الجرود والانحرافات وسبل حلها واتخاز الاجراءات اللازمه للتسويه مع محاسبة المسئول عن العجز طبقاً لنتيجة الجرد وفقاً لسياسة الخصومات المذكوره ادناه والخاصه بتحديد مسئولية الاقسام كلاً فيما يخصه
الواجبات والمسئوليات فى السياسة

 عمل جدول الجرد الدورى المسبق اعلانه بالفروع قبل القيام بالجرد بأسبوع على الاقل .
 عمل جدول الجرد اليومى والاسبوعى للاقسام الهامه والمتفق عليها مع ادارة التشغيل وادارة الامن للتأكد من مطابقتها للفعلى وعمل التسويات اللازمه لتلك الانحرافات قبل الجرد الدورى للفروع .
 عمل تقرير شهرى بالمستهلكات .
 عمل تقرير شهرى بالاعدامات .
 تطبيق الخصومات الخاصه بالعجز طبقاً للنسب المعتمدة وطبقاً لنوع الجرد ونتيجته .
 مناقشة مديرى الفروع فى النتائج الخاصه بالجرد الكلى للفرع ( الكوارتر ) .
 توقيع مديرى الفروع على محضر الجرد الخاص بالفرع وفى حالة رفض التوقيع يتم تحويل الموضوع الى جهة التحقيق لمعرفة سبب الرفض .
 فى حالة عدم توقيع مدير الفرع بسبب لجنة الجرد يكون الجرد كأن لم يكن .

الاجراءات الخاصه بالسياسه
أولا : اثناء القيام بعملية الجرد اليومية داخل الفروع والمخزن والمعمل
 سحب الرصيد الدفترى بالقسم المراد جرده .
 التأكد من ان جميع الاذون الموجوده على السيستم مرحله وفى حالة عدم ترحيلها يتم اضافتها مانيوال على شيت الاكسيل الخاص بالجرد .
 الجرد الفعلى للاصناف ومطابقة الارصده بالكميات الفعليه وتحليل الانحرافات الموجوده بالارصده .
 عمل تقرير شامل لما تم جرده وارسال التقرير بعد عمل اهم الملاحظات التى اثرت فى الارصده .
 عمل التوصيات الازمه التى تؤمن مصلحة الشركه .
ثانيا : اثناء القيام بعملية الجرد الكوراتر داخل الفروع والمخزن والمعمل
 التأكد من ان جميع الاذون مرحله ( الموردين – التحويلات ) بجميع انواعها .
 التأكد من اغلاق اليوم مالياً
 تجنيب الارصده على مستوى الفرع للقيام بعملية الجرد .
 اخراج الفروق الخاصه بالجرد والعمل عليها .
 التأكد من الموازين الخاصه بالفرع وذلك لدقة عملية الجرد للاصناف الموزونه .
 مراجعة الجرد مع مسئول الفرع للتأكد من عملية الجرد .

ثالثا : مواعيد جرد الفروع والمخازن والمصنع
 الجرد الخاص بالفروع الصغيره تكون مره كل شهر ( السفارات – مصر والسودان – شبرا – ولى العهد ) .
 الجرد الخاص بالفروع الكبيره مره كل 3 شهور ( الحدائق – السواح – مدينة نصر ) .
 الجرد الخاص بالمعمل كل 15 يوم .
 الجرد الخاص بالمخزن كل 15 يوم .
رابعا : اصناف تخصم على المتسبب مع مراعاه نسب المسموح بها .
 اللبن واصناف المعمل على الفرع بالكامل .
 مشاكل البقاله على قسم البقاله .
 اصناف سهلة السرقه ( الامن – الكاشير ) والكاشير يدخل فى حالة اصناف المياه الغازيه والمعدنيه فقط .
 المستهلكات حسب التوجيه من السيد مدير التشغيل .
 الاعدامات حسب التوجيه من السيد مدير التشغيل .
 تحليل اسباب العجز والزياده الموجوده بالجرد للوصول الى اهم الاسباب التى ظهرت بنتيجة الفرع .
 فى حالة تجاوز العجز الخاص بالفرع عن النسبه المسموح بها يتم تحويل الموضوع للتحقيق مع رفع التوصيات الخاصه بأسباب العجز لجهة التحقيق وتحديد المقصر يكون من خلال جهة التحقيق وهى المنوطه بتحميل العجز على المتسبب .



خامسا : النسب المسموح بها فى الجرد طبقاً للسياسه .
 نسبة العجز المسموح بها هى 0.2 % من صافى مبيعات ( القسم – الفرع ) حسب نوعية الجرد ( يومى – دورى ) .
 نسبة المستهلكات المعمول بها داخل المؤسسه 1.2 % من صافى المبيعات مؤقتاً .
 نسبة الاعدامات 0.05 % من صافى المبيعات .


سادسا : تكوين لجنة الجرد بالجرود الكوارتر
 مدير مراقبة المخزون
 موظفى مراقبة المخزون .
 موظف استلامات .
 مدير الاستلامات فى الفروع الكبيره .
 محاسب من الماليه للقيام بعملية المراجعه اثناء الجرد ورفع تقرير بذلك .
 موظف نظم لمتابعة الاجهزه وحل اى مشكله .
أدوار الادارات فى السياسة
أولا : ادار ة التشغيل
 تقوم ادارة التشغيل بتجهيز الاصناف داخل المخازن الخاصه بالفروع وصالة العرض لعملية الجرد بنوعيه حسب الخطه الموضوعه .
 تقوم ادارة التشغيل بتوفير الموظفين لزوم عملية الجرد وذلك طبقاً للجدول الموضوع للمساعده فى خروج نتائج الجرد بدقه
 تقوم ادارة التشغيل بمراجعة الجرد الفعلى والعجز الخاص بالاصناف وذلك للتأكد من عدم وجود كميات غير ظاهره ولم يتم دخولها بالجرد الفعلى .
 بعد التأكد من العجز يتم تطبيق ضرب العجز على الكاشير بعد التأكد وتحميلها على المتسبب طبقا لما سيتم ذكره ادناه .
ثانيا : ادارة الـــــــــ FMC
 العمل على اغلاق الدوره المستنديه للاصناف صرف واستلام ( مورد – تحويل – اعدام .....الخ ) .
 عدم استلام اصناف لا تقرأ على البرنامج .
 مراجعة الاستلام الفعلى ( مورد – تحويلات ) .

ثالثا : الادارة المالية :
 اغلاق وترحيل الاذون الخاصه بالموردين اول بأول .
 عمل اغلاق للشهر وفترة سماح للبرنامج 40 يوم حسب المتفق عليه .
 مراجعة حساب اللبن الاسبوعى .

رابعا : ادارة الامن
 مراجعة ومتابعة جرد اصناف سهلة السرقه بالفروع .
 متابعة التحويلات بين الفروع والمخازن والمعمل .
 مراجعة نتائج الجرود مع مراقب المخزون بالفروع أول بأول .

خامسا : الادارة التجارية
 تعديل التقسيم السلعى على البرنامج لوجود مشكله بالشجره السلعيه .
 متابعة نسب الخسيه الخاصه بالاصناف وعمل حساب الخسيه فى التكلفه والربحيه .
 متابعة ربحية اصناف المعمل والتحديث المستمر .
سادساً: ادارة IT
 التواجد اثناء عملية جرد الفروع
 تحضير الاجهزه الخاصه بالجرد .
 التأكد من عدم وجود مشاكل تخص الاجهزه وحل اى مشكله تطرأ اثناء عملية الجرد .
صلاحيات ادارة مراقبة المخزون
 تسوية انحرافات الاصناف على البرنامج طبقاً لنتائج الجرد اليوميه والاسبوعيه .
 تسوية الاصناف على ماكينة الكاشير وتحميلها على المتسبب طبقاً للسياسه .
 عمل اسعار التكلفه الخاصه بالمعمل طبقاً للرسبى الموجود للاصناف .
 التحويل للتحقيق فى حالة وجود مشكله بعد النتسيق مع السيد مدير عام الشركة ومدير التشغيل .
التقارير المطلوبه

 تقرير اجمالى قيمة المخالفات منسب من اجمالى قيمة المستلم .
 تقرير نتائج الجرود يوم الخميس من كل اسبوع .
 تقرير جرد المعمل ( جرد + ربحيه ) يومى 1 & 16 من كل شهر .
 تقرير نسب المصنعات بالمعمل مع جرد المعمل .
 تقرير نسب المصنعات بالفروع يوم 2 من كل شهر .
 تقرير المستهلكات احد ايام ( 29-30-31 ) اخر كل شهر على ان يقدم التقرير يوم 1 من كل شهر .
 تقرير جرد الفروع بالكوارتر ( كل فرع ) يتم الارسال فى خلال 48 ساعه من جرد الفرع .

القسم نسبة العجز المسموح بها منسب نسب الخصم
اللبن 0.20% من صافى المبيعات الفرع بالكامل
اصناف المعمل 0.20% الفرع بالكامل
البقاله 0.20% قسم البقاله
اصناف سهلة السرقه 0.20% الامن - ( الكاشير مياه غازيه - معدنيه فقط )
الجروسرى 0.20% موظفى الجروسرى
اللاغذائى 0.20% موظفى اللاغذائى
المجمدات - المالتى 0.20% موظفى الثلاجات
المستهلكات 1.20% يتم التوجيه من السيد مدير التشغيل
الاعدامات 0.05% يتم التوجيه من السيد مدير التشغيل
الجرد الكلى للفرع 0.20% جهة التحقيق